Tietosuojaseloste

Kuvaverkko tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä tietosuojalain mukaisesti.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme asioinnin yhteydessä.

Laatimispäivämäärä: 9.9.2017
Päivitetty: 16.10.2023

1. Rekisterinpitäjä

Kuvaverkko Oy (jäljempänä Kuvaverkko)
Y-tunnus: 3265796-3
Hiomotie 3
00380 HELSINKI

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Oskar Levänen
oskar.levanen@kuvaverkko.fi

3. Rekisterin nimi

Kuvaverkon asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Oikeutettu etu (asiakassuhde)

Suostumus
Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen ja muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen, kuten kuvauksen tilanneen koulun / päiväkodin / seuran / yrityksen / yhteisön (myöhemmin Kuvauksen tilaaja) yhteistyökumppanuuden hoitamiseen, hallinnointiin, ja kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään muun muassa palveluiden toteuttamiseen, kuten kuvien ottamiseen, valmistamiseen ja toimittamiseen sekä laskutukseen ja palveluviestintään asiakkaalle. Käsittelemme henkilötietoja myös palveluiden ja muun liiketoimintamme analysointiin ja kehittämiseen.

Tietojen säilytys
Kuvauksista muodostuneita tietoja säilytetään palvelussa kaksi (2) kalenterivuotta, jonka jälkeen kaikki kuvatiedostot poistetaan pysyvästi ja muut henkilötiedot anonymisoidaan. Anonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä niin, että henkilöä ei enää voida tunnistaa niistä.

Maksuaineistoja säilytetään viisi (5) vuotta perustuen lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Perustiedot, kuten

kuvattavan huoltajan ja/tai kuvattavan etu- ja sukunimi
yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

kuvattavan ryhmä tai luokka
kuvauksen tilaajan tiedot
kuvatiedostot
rekisteröitymistä koskevat tiedot (salasana ja käyttäjätunnus)
tilaushistoriaa koskevat tiedot, mukaan lukien maksutavat ja perintätiedot
reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot ja rekisteröidyn rekisterinpitäjään liittyvä toiminta sosiaalisen median palveluissa
markkinointikiellot
rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö
evästeet ja niiden tai muiden vastaavien tekniikoiden välityksellä saadut rekisteröidyn päätelaitetta ja verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot (esim. IP-osoite)

6. Rekisterin suojaus

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisen aineiston, lähinnä ilmoittautumislomakkeiden, tultua Kuvaverkkoon, ne tallennetaan tietojärjestelmiin ja hävitetään asianmukaisella tavalla.

B. Tietojärjestelmiin talletetut tiedot
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä (Asiakas) on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli Asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti yrityksen osoitteeseen tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)kuvaverkko.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

8. Kielto-oikeus

Rekisterissä olevalla Asiakkaalla on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti Kuvaverkolle tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)kuvaverkko.fi. Kuvaverkko voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kuvaverkko vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröity voi halutessaan antaa Kuvaverkko Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukainen tietolähde on Asiakas itse hänen ilmoittautuessa kuvaukseen tai asioidessaan Kuvaverkon verkkokaupassa. Asiakas antaa itsestään tietoja esimerkiksi asiakkaaksi rekisteröityessään, kuvatuotteita ostaessaan tai Kuvaverkon muiden palveluiden käyttämisen tai markkinointikampanjoihin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi keräämme henkilötietoja Asiakkaan käyttämien päätelaitteiden välityksellä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

10. Evästeiden käyttö verkkopalvelussa

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden avulla seurataan muun muassa palveluiden kävijämääriä sekä tietoja kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Myös käyttäjän IP- ja verkko-osoite tallentuu evästeiden avulla. Evästeet tallentavat tietoa myös laitteen käytöstä ja käyttötavoista, esimerkiksi käyttäjätunnuksen, valitun käyttökielen, fonttikoon ja erilaiset näyttöasetukset.

Evästeiden avulla Kuvaverkko pyrkii tekemään palveluistaan yhä parempia ja kehittämään niitä siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin käyttäjien toiveita. Evästeiden avulla on mahdollista luoda yksilöllisiä suosituksia ja tunnistaa kiinnostusalueita. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös yhdistää käyttäjältä muussa yhteydessä saatuihin tietoihin paremman käyttökokemuksen mahdollistamiseksi. Yhdistelemme keräämiämme tietoja toisiinsa ja luomme profiileja, joiden avulla pyrimme personoimaan palvelujamme ja markkinointia.

Kuvaverkon verkkosivustoilla käytetään myös Google Analytics -seurantaohjelmaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.

Mikäli käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. Tietojen luovuttamisesta ja siirtämisestä

Kuvaverkko ei luovuta eikä siirrä asiakastietorekisterissään olevia tietoja muuhun kuin tilauksen käsittelyyn, laskutukseen ja perintään, sekä pyydettäessä asianosaisille ja viranomaiskäyttöön. Kuvaverkko käyttää alihankinnassa suomalaista Ecolor Oy:tä kuvien tuotannossa ja asiakaspalvelussa. Tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan käyttää myös kuvausta koskevien tiedotteiden lähettämiseen, asiakkuuskyselyihin, sekä muihin markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tilaus- ja toimitusehtojen mukaisesti Asiakas antaa Kuvaverkolle oikeuden siihen, että kuvattavan kuvia saa toimittaa Kuvauksen tilanneelle koululle / päiväkodille / seuralle / yritykselle / yhteisölle sekä kuvattavan ryhmä- ja kaverikuvat saa julkaista ja toimittaa kaikille kuvissa esiintyville henkilöille ja/tai niiden huoltajille

Tämä rekisteriseloste on aina saatavilla osoitteessa www.kuvaverkko.fi